Optimizador de Procesos Empresariales

Entrada

Process Description

When a new client signs, sales emails the account manager, who manually creates a project in our tool, copies contract details into a spreadsheet, sends a welcome email, schedules a kickoff call, and creates login credentials. This takes about 3 days and involves 4 people.

Pain Points

too many handoffs, slow, details get lost between sales and account management

Focus

automation

Salida (extracto)

Tu cadena de transferencia de 3 días y 4 personas es en su mayoría trabajo de copiar y pegar que debería hacer un sistema. Recomendaciones: 1) Desencadenar la creación del proyecto automáticamente a partir del contrato firmado mediante una integración de CRM a gestión de proyectos (Zapier/nativa), eliminando la configuración manual. 2) Generar automáticamente las credenciales y el correo de bienvenida al cerrar el contrato. 3) Sustituir la hoja de cálculo por una única fuente de verdad sincronizada desde el CRM. 4) Usar un enlace de agenda para eliminar el ir y venir del inicio del proyecto. Resultado esperado: de 3 días a menos de 4 horas, y las transferencias de 4 personas a 1 revisor.

Entrada

Process Description

Writer drafts in Google Docs, emails editor, editor comments, writer revises, editor approves, then someone manually copies the content into WordPress, formats it, adds images, sets SEO fields, and schedules. Each post takes about a week end to end.

Pain Points

manual copy-paste into CMS, reformatting wastes hours, scheduling bottleneck

Focus

speed

Salida (extracto)

El cronograma de una semana se lo está comiendo el ping-pong de revisiones y la migración manual al CMS. Soluciones de velocidad: 1) Redactar directamente en un editor integrado con el CMS o usar un plugin de Docs a WordPress para acabar con el paso de copiar, pegar y reformatear. 2) Establecer una única ronda de revisión con comentarios en línea y un SLA de 24 horas, sin ciclos abiertos. 3) Crear una plantilla de entrada reutilizable con los campos de SEO y los marcadores de posición de imágenes ya configurados. 4) Programar por lotes semanalmente. Resultado esperado: un ciclo de 7 días comprimido a 2-3 días, con el tiempo de formato recortado un ~80 %.

Entrada

Process Description

I receive invoices by email, download each PDF, manually enter the amounts into my accounting software, file the PDF in a folder, and reconcile against bank statements at month-end. With 60+ invoices a month it takes a full day.

Pain Points

manual data entry, errors, time-consuming reconciliation

Focus

cost

Salida (extracto)

Un día entero al mes en 60 facturas es un tiempo caro que podrías facturar en otra parte. Pasos para reducir costes: 1) Usar un software de contabilidad con captura de recibos/facturas (OCR) para extraer automáticamente importes y proveedores de los PDF, eliminando la introducción manual. 2) Configurar el reenvío de correos para importar facturas automáticamente. 3) Habilitar el emparejamiento automático del feed bancario para la conciliación. 4) Reservar una revisión semanal de 30 minutos en lugar de un maratón a fin de mes. Resultado esperado: un día entero recortado a ~2 horas al mes y muchos menos errores de introducción.