ビジネスプロセス最適化ツール

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Process Description

When a new client signs, sales emails the account manager, who manually creates a project in our tool, copies contract details into a spreadsheet, sends a welcome email, schedules a kickoff call, and creates login credentials. This takes about 3 days and involves 4 people.

Pain Points

too many handoffs, slow, details get lost between sales and account management

Focus

automation

出力（抜粋）

あなたの3日・4人にわたる引き継ぎの連鎖は、本来システムがやるべきコピペ作業がほとんどです。提言：1）CRMとPMの連携（Zapier／ネイティブ）で署名済み契約からプロジェクト作成を自動トリガーし、手動の設定をなくす。2）契約成立時に認証情報とウェルカムメールを自動生成。3）スプレッドシートを、CRMから同期される唯一の情報源に置き換える。4）日程調整リンクを使い、キックオフのやり取りをなくす。期待される結果：3日から4時間未満へ、引き継ぎは4人からレビュアー1人へ。

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Process Description

Writer drafts in Google Docs, emails editor, editor comments, writer revises, editor approves, then someone manually copies the content into WordPress, formats it, adds images, sets SEO fields, and schedules. Each post takes about a week end to end.

Pain Points

manual copy-paste into CMS, reformatting wastes hours, scheduling bottleneck

Focus

speed

出力（抜粋）

1週間というスケジュールは、レビューの往復と手作業のCMS移行に食われています。高速化の改善策：1）CMS連携のエディタで直接執筆するか、Docs-to-WordPressプラグインを使ってコピペ・再フォーマットの工程をなくす。2）インラインコメントと24時間SLAでレビューを1回に限定し、終わりのないサイクルをなくす。3）SEO項目と画像のプレースホルダーをあらかじめ設定した再利用可能な投稿テンプレートを作る。4）週次でまとめて予約投稿。期待される結果：7日のサイクルを2～3日に圧縮し、フォーマット時間を約80%削減。

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Process Description

I receive invoices by email, download each PDF, manually enter the amounts into my accounting software, file the PDF in a folder, and reconcile against bank statements at month-end. With 60+ invoices a month it takes a full day.

Pain Points

manual data entry, errors, time-consuming reconciliation

Focus

cost

出力（抜粋）

60枚の請求書に月まる1日というのは、他に請求できたはずの高価な時間です。コスト削減の手順：1）領収書／請求書の取り込み（OCR）機能のある会計ソフトを使い、PDFから金額と取引先を自動抽出して手入力をなくす。2）メール転送を設定して請求書を自動インポート。3）銀行フィードの自動照合で消し込みを行う。4）月末のマラソンではなく、週30分のレビューを確保する。期待される結果：月まる1日を約2時間に削減し、入力ミスも大幅に減少。